Sharepoint политика управления сведениями

13.11.2018 опубликовал Администратор в рубрике

Спустя почти три года плотной работы по ведению портала на платформе Sharepoint чисто случайно, в поисках решения текущей задачи была обнаружена очень полезная возможность.

Почитав о ней, пришел к выводу, что скорей всего она-то нам и пригодится прямо сейчас.

Выяснил, даже, что эта «фича» существовала еще в 2007-м «Шарике». Но с 2014 года нам она не требовалась и не работал я тогда в таких направлениях. 2014-й ознаменовался вводом в эксплуатацию SHarepoint 2010 в нашей организации, т.к. 2013-й SP не был закуплен. Уже успешно к этому посту в конце декабря 2017-го перешли на 2016-й Однако при росте запросов пользователей, добавлении новых сервисов и выяснении сроков хранения элементов в списках, пришло понимание, что данной политикой грешно не воспользоваться.

И так. 

Эта политика работает по триггерам дат. Даты создания и собственные поля с типом Дата.

Управлять можно на сайте, в семействе сайтов, а так же и в самих библиотеках и списках.

Мы перешли к последнему варианту, т.к. нам требовалось точечное управление.

Имеется список, большой список приближающийся к порогу в 30000 элементов. К каждому элементу прикреплены один или несколько файлов PDF. По согласованию ответственных сторон было принято решение хранить не далее трех месяцев. Ок. Договорились — сделали. Поехали.

  1. Находим в параметрах списка или библиотеки «Политика управления сведениями». Проваливаемся туда.
  2. И видим типы контента, которыми можно управлять.Переходим к требуемому. В нашем случае это Элемент.
  3.  На этом шаге нас интересует Пункт «хранение».
  4. Условие или этап мы выбрали простой «Удаление в корзину» элементов старше трех месяцев. Также можно выбрать и другие действия, в том числе и запуск связанного рабочего процесса. Добавили? Замечательно. Теперь или ждем когда отработает или идем и проверяем его работу сразу в Центре администрирования.
  5. Запустив центр администрирования переходим по ссылке «Отслеживание» и находим пункт «Просмотр определений заданий»
  6. Далее для удобства пользования можно воспользоваться фильтром. В нашем случае мы отфильтровали по веб-приложению portal:80
  7. Нас интересует из этого списка заданий два пункта «Политика прекращения действия» и «Политика управления сведениями»

Политика управления сведениями:

Требуется для сбора сведений об актуальности документов или элементов библиотек/списков. Таким образом в системе обновляется информация об элементе, где проверяется условие, установленное в самом списке, начиная с шага 1 по шаг 5

Затем в игру вступает «Политика прекращения действия»

Политика прекращения действия

А вот она уже и выполняет наши установленные условия, проверяя составленный политикой управления сведениями индекс.

Настроены в нашем случае были по-умолчанию Первая в пятницу собирает данные, вторая в субботу проводит, в нашем случае, чистку.

Вот такая вот краткая заметочка:-)

Читать далее

Добавление в список столбца «Подстановка» пустое значение.

25.10.2018 опубликовал Администратор в рубрике

По какой-то причине столбец типа «Подстановка» возвращает первое значение из запрашиваемого списка.

В сети был найден простой и короткий способ. https://social.technet.microsoft.com/Forums/ru-RU/5c62f693-3b14-4e88-b638-8da027f3a7a3/how-to-set-default-value-quotselectquot-in-sharepoint-2013-lookup-column-dropdown-list?forum=sharepointdevelopment

Вставил этот кусок сценария в веб-часть типа «форма HTML» в форме создания

Empty lookup field

Читать далее

Редактирование пользовательских форм (наблюдение)

10.10.2018 опубликовал Администратор в рубрике

Для того, чтобы взять на редактирование форму, например только «Редактирование», нужно зайти в SP Designer и через «Все файлы» добраться до нужного списка. Раскрыть папку «Item» и уже здесь открывать форму в Infopath.

Однако здесь есть небольшая загвоздка. Для того, чтобы применить изменения, необходимо выбирать «»Быстрая публикация». После чего в папке «Item» необходимо файл template.xsn скопировать и переименовать в DsipTemp.xsn

Но есть и другой вариант действий.

Открыть через проводник форму сразу, например DispTemp.xsn, внести необходимые изменения и просто нажать кнопку «Сохранить».

Последний способ работает после активации компонента (Feature) «Возможности рабочего стола Windows» в Windows Server 2012

Читать далее

Создание файла подключения UDCX для форм InfoPath

09.10.2018 опубликовал Администратор в рубрике

Инструкция для пользователей Sharepoint 2013/2016 с MS Office 2013

Открыв форму в уже привычном Infopath 2013 с удивлением отметил, что преобразование в UDCX не работает, выдавая ошибку, мол указанное расположение не является библиотекой подключений и т.д. и т.п.

Самым быстрым и простым средством является MS Office Infopath 2010. При тех же действиях, указав нашу библиотеку (у нас это SP2016), ошибок не выдало, подключение создалось.

Дополнительно, чтобы это еще и заработало, нужно поправить созданный файлик в блокноте или др. подобном редакторе. (Это xml-подобный файл)

  1. Находим строку <!—udc:Autentication><udc:sso AppId=’ ‘ CredentialType=’ ‘ /></udc:Autentication—> и убираем знаки комментирования.
  2. Добавляем в AppId InfoPathWebService
  3. CredentialType=’NTLM’
  4. Сохраняем

Все. Теперь можно работать с подключением в Infopath 2013.

Читать далее

В защищенном файле Excel пропадают фильтры

26.09.2018 опубликовал Администратор в рубрике

Надоела ситуация, когда при очередном открытии документа Excel постоянно пропадают фильтры с защищенного листа. Естественно их не могут вернуть рядовые пользователи (пароль-то зачем им знать?)

Решил в очередной раз «по-гуглить». И вот что нарыл


http://access-excel.tips/excel-vba-protect-worksheet-with-password
https://www.planetaexcel.ru/techniques/5/64/
http://msoffice-nm.ru/faq/macros/filters.htm

Свел эти данные и получилось вот такое:

If Worksheets(3).AutoFilterMode = True Then
MsgBox «Автофильтр установлен»
Else
Sheets(«Лист1″).Unprotect Password:=»pass»
Sheets(«Лист1»).Range(«A1»).AutoFilter

Sheets(«Лист1″).Protect Password:=»pass», AllowFiltering:=True
End If

Вот как-то так. В общем-то от первой проверки с выводом сообщения можно и отказаться.

UPD:

Решено добавить опцию AllowFormattingCells:=True, т.к. понадобилось разрешение на условное форматирование в рамках поиска повторных записей (оно не всегда работает корректно)

UPD 2:

Дополню еще одним параметром «AllowFormatingRows» — разрешение на форматирование строк. Его нужно выставить ранее параметра форматирования ячеек, иначе макрос останавливает свою работу и не устанавливает защиту на лист. Кто знает в чем их логика?

Читать далее

Разрешаем запуск сценариев PS

23.09.2018 опубликовал Администратор в рубрике

Set-ExecutionPolicy Unrestricted

Выполнение командлета следует производить из под Администратора.

Читать далее

Web µTorrent

11.09.2018 опубликовал Администратор в рубрике
https://ubuntuforums.org/showthread.php?t=2253391

Добавлю вот что.

Вместо запуска как службы я отправил задачу в планировщик Cron. Т.о. у меня получилась запись вида

@reboot utserver -settingspath /mnt/share/torrents/ -configfile /mnt/share/torrents/utserver.conf -logfile /mnt/share/torrents/utserver.log -pidfile /mnt/share/torrents/utserver.pid -daemon

Как итог µTorrent запускается при включении системы. Profit/ Automotization level up

Читать далее

Sharepoint 2010. Остановилась служба выполнения изолированного кода

06.09.2018 опубликовал Администратор в рубрике

Короткая заметка.

Проблема:

Пользователи жалуются на заблокированные ими файлы (якобы у них же и открыто), как следствие, не могут изменить свойство или сохранить открытый документ.

Идем по стандартному пути разблокировки с помощью SPUnlock. Однако, вместо привычных полей на странице, мы видим «»Не удалось найти доступный сервер выполнения изолированного кода.«»

Решение оказалось достаточно простым. В PowerShell на сервере SP2010 выполняем команду «net start spusercodev4″.

Ждем 1-1,5 мин. И проверяем доступность, например разблокировщика файлов «SPUnlock»

Источник: https://docs.microsoft.com/ru-ru/previous-versions/office/sharepoint-server-2010/ee513064(v=office.14)

Читать далее

Проверка введенных данных и контроль по дате создания

31.08.2018 опубликовал Администратор в рубрике

Понадобилось упростить задачу по работе с отчетами определенного вида.

На момент написания заметки сотрудники заносят каждый месяц в новый документ Excel данные по результатам обращений.

Записей очень много, при этом с 1 по 10е числа должны редактироваться 2 файла — текущий месяц и предыдуший. Также требуется отслеживать уникальность обращений (их номера, кот. берутся из другой системы)

Аналитика работает через PowerQuery и иногда им требуется найти информацию за несколько месяцев назад.

Сотрудников много, было решено защищать документ от случайных действий, но тут вступила в игру капризность MS Office, версия не важна.

Давно мечтал их перевести на списки Sharepoint.

В связи с недостатком знаний в прошлом, не умел сотворить проверку столбцов, да и ресурсы были весьма ограничены на SP2010 + необходимость в надстройке Access — это геморой тот еще на 1500 машин.

Нынче работа ведется на SP2016, а посему вернулись к этому вопросу с новыми знаниями и новыми возможностями.

И так, что было сделано:.

  1. Создан список площадок с районами (последние могут повторяться)
  2. Список услуг с исполнителем и номером услуги
  3. Рабочий список, где и вносят сотрудники информацию.

Загвоздка еще заключалась в том, что полное наименование услуги может достигать почти неограниченного количества символов (более 255). Т.е. приходится использовать мультистроку.

Самая главная в моем случае формула выглядит вот так:

=ИЛИ((И(((ЦЕЛОЕ(ЕСЛИ(Создано=»»;»Без даты»;ТЕКСТ(Создано;»MM»))))=(ЦЕЛОЕ(ЕСЛИ(date_otkaz=»»;»Без даты»;ТЕКСТ(date_otkaz;»MM»)))));(И((date_otkaz>=date_event);(date_otkaz<=Создано)))));(И(((ЦЕЛОЕ(ЕСЛИ(Создано=»»;»Без даты»;ТЕКСТ(Создано;»MM»)))-1)=(ЦЕЛОЕ(ЕСЛИ(date_otkaz=»»;»Без даты»;ТЕКСТ(date_otkaz;»MM»)))));(И((ДЕНЬ(Создано)>1);(ДЕНЬ(Создано)<10))))))

Данная проверка описывает создание в пределах предыдущего и текущего месяца. Изменение не проверялось.

UPD:

Решил реализовать подобный список на боевом разделе. Накидал поля практически один в один. Исключение один столбец, вместо выбора сделал подстановку. Но по нему проверка не производится (не касается). Но что я увидел? При добавлении элемента формула проверки работает и работает корректно, а при попытке изменить элемент выводит «Формула проверки вернула ошибку». Отмечу, что в тестовом разделе изменения происходят как и полагается, что соответствует поставленной задаче. Кто-нибудь знает в чем проблема?

UPD2:

Интересная зависимость. Пока не создал вычисляемый столбец с точно такой же формулой, список корректно работать отказывался. Как бы задача решена, но теперь другой вопрос. Почему оно так работает?

Читать далее

Когда вышло из строя основное железо, а из доступного только виртуалка

03.07.2018 опубликовал Администратор в рубрике

Всем здравствуйте.

Мой сервер был в режиме глубокого нокаута достаточно долгое время.

Всему виной проблемы с матплатой ПК. Зависала система намертво при обращении к SATA либо к USB (LAN — понятия не имею, т.к. встроенный я не использовал по причине не подддержки WOL). Более конкретная информация меня особо не интересовала, менял на похожую с некоторыми отличиями и задешево.

Началось все достаточно плачевно. Вышел из строя БП — не беда. Все-равно собирался менять для перехода но новую платформу. Но тут начались глюки с зависанием системы. И они только ухудшались, до тех пор пока ОС не перестала грузиться в принципе (Не успевала).

Т.к. второго чистого железа у меня не было, принял решение сделать клон хотябы одного диска (системного с php apache mysql плюс мои сайты) и развернуть его в виртуальной среде VirtualBox.

Искал я долго, вычитывал разные способы. Остановился на CloneZilla, как наиболее простой для новичка.

Взял флешку с набором ОС и утилит, при помощи YUMI добавил туда же образ clonezill’ы. Затем вынул SSD из больного, поставил в живое железо, Загрузился с флешки, и по мануалам скопировал в свободное место на имеющихся дисковых пространствах порядка 60Гб. Ок. Дальше интереснее, потому что так и не разобрался как решить один вопрос. О нем позже.

Ладно, справились с копированием. Перейдем к развертыванию. У меня уже была резервная копия Linux, но на ней не ставил php и MySQL, только сам Apache, который передавал страницу посетителям, что ресурс не работает. Желательно иметь размер образа гостевой ОС не меньше диска клонированного (на всякий случай)

Поехали. Загружаемся с образа Clonzilla в гостевой ОС (подпихиваем его как привод). Опять открываем мануалы. Вроде развернули, zilla нам сказала что все ок. Перезагружаемся. И что мы получаем. Система-то работает, тут не поспоришь. Но возник затык (серьезный для меня и не решенный), случилась проблема с выходом в сеть. Как я ни старался, но так проблему не разрешил, чтобы система грузилась автоматом при включеннии ПК и находило сеть. Единстенное что помогало после запуска в визуальном режиме, это войти под пользователем и вбить dhclient. После чего, можно было достучаться до ОС и сайтов.

Собственно пришлось потратить неделю на поиски желаемой МП, а заодно и поменял CPU.

Кроме предложенного системой после запуска и попытке обновить пакеты запустить dpkg —configure -a, больше ничего не потребовалось Но было страшно:-)

Используемые материалы и источники добавлю позже.

Читать далее