Sharepoint | Personal experimental site

Sharepoint политика управления сведениями

13.11.2018 опубликовал Администратор в рубрике

Спустя почти три года плотной работы по ведению портала на платформе Sharepoint чисто случайно, в поисках решения текущей задачи была обнаружена очень полезная возможность.

Почитав о ней, пришел к выводу, что скорей всего она-то нам и пригодится прямо сейчас.

Выяснил, даже, что эта «фича» существовала еще в 2007-м «Шарике». Но с 2014 года нам она не требовалась и не работал я тогда в таких направлениях. 2014-й ознаменовался вводом в эксплуатацию SHarepoint 2010 в нашей организации, т.к. 2013-й SP не был закуплен. Уже успешно к этому посту в конце декабря 2017-го перешли на 2016-й Однако при росте запросов пользователей, добавлении новых сервисов и выяснении сроков хранения элементов в списках, пришло понимание, что данной политикой грешно не воспользоваться.

И так. 

Эта политика работает по триггерам дат. Даты создания и собственные поля с типом Дата.

Управлять можно на сайте, в семействе сайтов, а так же и в самих библиотеках и списках.

Мы перешли к последнему варианту, т.к. нам требовалось точечное управление.

Имеется список, большой список приближающийся к порогу в 30000 элементов. К каждому элементу прикреплены один или несколько файлов PDF. По согласованию ответственных сторон было принято решение хранить не далее трех месяцев. Ок. Договорились — сделали. Поехали.

  1. Находим в параметрах списка или библиотеки «Политика управления сведениями». Проваливаемся туда.
  2. И видим типы контента, которыми можно управлять.Переходим к требуемому. В нашем случае это Элемент.
  3.  На этом шаге нас интересует Пункт «хранение».
  4. Условие или этап мы выбрали простой «Удаление в корзину» элементов старше трех месяцев. Также можно выбрать и другие действия, в том числе и запуск связанного рабочего процесса. Добавили? Замечательно. Теперь или ждем когда отработает или идем и проверяем его работу сразу в Центре администрирования.
  5. Запустив центр администрирования переходим по ссылке «Отслеживание» и находим пункт «Просмотр определений заданий»
  6. Далее для удобства пользования можно воспользоваться фильтром. В нашем случае мы отфильтровали по веб-приложению portal:80
  7. Нас интересует из этого списка заданий два пункта «Политика прекращения действия» и «Политика управления сведениями»

Политика управления сведениями:

Требуется для сбора сведений об актуальности документов или элементов библиотек/списков. Таким образом в системе обновляется информация об элементе, где проверяется условие, установленное в самом списке, начиная с шага 1 по шаг 5

Затем в игру вступает «Политика прекращения действия»

Политика прекращения действия

А вот она уже и выполняет наши установленные условия, проверяя составленный политикой управления сведениями индекс.

Настроены в нашем случае были по-умолчанию Первая в пятницу собирает данные, вторая в субботу проводит, в нашем случае, чистку.

Вот такая вот краткая заметочка:-)

Читать далее

Добавление в список столбца «Подстановка» пустое значение.

25.10.2018 опубликовал Администратор в рубрике

По какой-то причине столбец типа «Подстановка» возвращает первое значение из запрашиваемого списка.

В сети был найден простой и короткий способ. https://social.technet.microsoft.com/Forums/ru-RU/5c62f693-3b14-4e88-b638-8da027f3a7a3/how-to-set-default-value-quotselectquot-in-sharepoint-2013-lookup-column-dropdown-list?forum=sharepointdevelopment

Вставил этот кусок сценария в веб-часть типа «форма HTML» в форме создания

Empty lookup field

Читать далее

Редактирование пользовательских форм (наблюдение)

10.10.2018 опубликовал Администратор в рубрике

Для того, чтобы взять на редактирование форму, например только «Редактирование», нужно зайти в SP Designer и через «Все файлы» добраться до нужного списка. Раскрыть папку «Item» и уже здесь открывать форму в Infopath.

Однако здесь есть небольшая загвоздка. Для того, чтобы применить изменения, необходимо выбирать «»Быстрая публикация». После чего в папке «Item» необходимо файл template.xsn скопировать и переименовать в DsipTemp.xsn

Но есть и другой вариант действий.

Открыть через проводник форму сразу, например DispTemp.xsn, внести необходимые изменения и просто нажать кнопку «Сохранить».

Последний способ работает после активации компонента (Feature) «Возможности рабочего стола Windows» в Windows Server 2012

Читать далее

Создание файла подключения UDCX для форм InfoPath

09.10.2018 опубликовал Администратор в рубрике

Инструкция для пользователей Sharepoint 2013/2016 с MS Office 2013

Открыв форму в уже привычном Infopath 2013 с удивлением отметил, что преобразование в UDCX не работает, выдавая ошибку, мол указанное расположение не является библиотекой подключений и т.д. и т.п.

Самым быстрым и простым средством является MS Office Infopath 2010. При тех же действиях, указав нашу библиотеку (у нас это SP2016), ошибок не выдало, подключение создалось.

Дополнительно, чтобы это еще и заработало, нужно поправить созданный файлик в блокноте или др. подобном редакторе. (Это xml-подобный файл)

  1. Находим строку <!—udc:Autentication><udc:sso AppId=’ ‘ CredentialType=’ ‘ /></udc:Autentication—> и убираем знаки комментирования.
  2. Добавляем в AppId InfoPathWebService
  3. CredentialType=’NTLM’
  4. Сохраняем

Все. Теперь можно работать с подключением в Infopath 2013.

Читать далее

Разрешаем запуск сценариев PS

23.09.2018 опубликовал Администратор в рубрике

Set-ExecutionPolicy Unrestricted

Выполнение командлета следует производить из под Администратора.

Читать далее

Проверка введенных данных и контроль по дате создания

31.08.2018 опубликовал Администратор в рубрике

Понадобилось упростить задачу по работе с отчетами определенного вида.

На момент написания заметки сотрудники заносят каждый месяц в новый документ Excel данные по результатам обращений.

Записей очень много, при этом с 1 по 10е числа должны редактироваться 2 файла — текущий месяц и предыдуший. Также требуется отслеживать уникальность обращений (их номера, кот. берутся из другой системы)

Аналитика работает через PowerQuery и иногда им требуется найти информацию за несколько месяцев назад.

Сотрудников много, было решено защищать документ от случайных действий, но тут вступила в игру капризность MS Office, версия не важна.

Давно мечтал их перевести на списки Sharepoint.

В связи с недостатком знаний в прошлом, не умел сотворить проверку столбцов, да и ресурсы были весьма ограничены на SP2010 + необходимость в надстройке Access — это геморой тот еще на 1500 машин.

Нынче работа ведется на SP2016, а посему вернулись к этому вопросу с новыми знаниями и новыми возможностями.

И так, что было сделано:.

  1. Создан список площадок с районами (последние могут повторяться)
  2. Список услуг с исполнителем и номером услуги
  3. Рабочий список, где и вносят сотрудники информацию.

Загвоздка еще заключалась в том, что полное наименование услуги может достигать почти неограниченного количества символов (более 255). Т.е. приходится использовать мультистроку.

Самая главная в моем случае формула выглядит вот так:

=ИЛИ((И(((ЦЕЛОЕ(ЕСЛИ(Создано=»»;»Без даты»;ТЕКСТ(Создано;»MM»))))=(ЦЕЛОЕ(ЕСЛИ(date_otkaz=»»;»Без даты»;ТЕКСТ(date_otkaz;»MM»)))));(И((date_otkaz>=date_event);(date_otkaz<=Создано)))));(И(((ЦЕЛОЕ(ЕСЛИ(Создано=»»;»Без даты»;ТЕКСТ(Создано;»MM»)))-1)=(ЦЕЛОЕ(ЕСЛИ(date_otkaz=»»;»Без даты»;ТЕКСТ(date_otkaz;»MM»)))));(И((ДЕНЬ(Создано)>1);(ДЕНЬ(Создано)<10))))))

Данная проверка описывает создание в пределах предыдущего и текущего месяца. Изменение не проверялось.

UPD:

Решил реализовать подобный список на боевом разделе. Накидал поля практически один в один. Исключение один столбец, вместо выбора сделал подстановку. Но по нему проверка не производится (не касается). Но что я увидел? При добавлении элемента формула проверки работает и работает корректно, а при попытке изменить элемент выводит «Формула проверки вернула ошибку». Отмечу, что в тестовом разделе изменения происходят как и полагается, что соответствует поставленной задаче. Кто-нибудь знает в чем проблема?

UPD2:

Интересная зависимость. Пока не создал вычисляемый столбец с точно такой же формулой, список корректно работать отказывался. Как бы задача решена, но теперь другой вопрос. Почему оно так работает?

Читать далее

Обновление Sharepoint 2016

24.05.2018 опубликовал Администратор в рубрике

Сегодня запишу заметку о процессе обновления фермы.

Т.к. я человек, в последнее время, осторожный, то пришлось пролистать кучу страниц в великом Интернете по этому поводу. Везде практически одно и тоже. Либо конфигурация односерверная (там где установлен сам sharepoint) и, естественно отдельный сервер MS SQL, либо описана вообще отказоустойчивая и сбалансированная конфигурация (куча wfe и серверов приложений).

У нас же конфигурация проще распределены роли: один сервер — WFE, второй web-app, в качестве третьего сервера работает Office Online Server. Но его мы не трогали, только накатили системные обновления.

И так приступим.

Первое, что нам потребуется, это найти требуемый файл CU. В мае было решено обновляться до апрельских нововведений и исправлений. Проходим по ссылке https://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/sharepoint-updates

И качаем оба файлика «SharePoint Server 2016» и «SharePoint Server 2016 MUI/language patch» если у нас стоит версия с русским языком (или же, возможно отличная от английской).

Затем, раскидав наши драгоценные CU по серверам, приступим к обновлениям.

  1. Установим системные обновления прилетевшие в центр обновлений Windows (главное чтобы они были все те же и на одном и на другом сервере, иначе может не работать SP). Перезагружаем оба сервера.
  2. Думаю нет разницы в моем случае, где ставить CU первым. Но на всякий случай, я приступил к серверу приложений. Запускаем сначала файл, имя которого начинается с sts. Система автоматом остановит все необходимые службы и сервисы. Затем пускаем в ход патч wssloc. Перезагружаем сервер (мало ли что)
  3. Идем на второй сервер (который WFE) и повторяем на нем шаг 2. Закончили? Переходим к 4-му пункту.
  4. Запускаем Configuration wizard на аппе от имени учетки, под которой устанавливали SP. После успеха на аппе можно перейти к WFE.
  5. Всё! Можно радоваться:-) У нас серверы и платформа обновлена.

P.S.. Т.к. специфика работы нашей организации предполагает перерыв на ночь, То мы никого не предупреждали о недоступности портала. Других вариантов обновления у нас просто не могло быть. Есть на более широких отказоустойчивых конфигурациях возможность оставлять в рабочем состоянии ферму, но у нас не тот случай. Всем удачи!

Читать далее

Конвертер дат

22.01.2018 опубликовал Администратор в рубрике

Т.к. Sharepoint работает с датами как и Excel в виде чисел, пришлось искать в сети конвертер дат.

Делал проверку столбцов, вводя формулу =[Время начала]>43132, что значит «Дата начала не может быть назначена ранее 1 февраля 2018»

Т.о. был найден, на мой взгляд, достаточно удобный конвертер дат online

http://www.direct-time.ru/%D0%9A%D0%BE%D0%BD%D0%B2%D0%B5%D1%80%D1%82%D0%B5%D1%80_%D0%B4%D0%B0%D1%82/#

Читать далее

Sharepoint 2016 Update with Cumulative Updates

13.10.2017 опубликовал Администратор в рубрике

Доброго времени суток.

Недавно ставили последний CU за сентябрь. Следовали обычной инструкции и по рекомендациям Плотникова: «Установить апдейты Windows на WFE» — «такой же список обнов на WebApp Server» — «Установка обновлений на SP2016+Language Pack» — «Запуск Wizard».

«Однако, здравствуйте!»

Web App Server сослался на WFE, что не все апдейты для SP Server установлены. Ок.

Вспомнил, действительно, не установлен LP на WFE. Установили. Прогнали Wizard на сервере переднего плана. Все ОК.

Радостные идем на WebAppS. Запускаем Wizard… И видим, что все нормально, все готово.

Проверяем установку в Центре администрирования. И видим замечательную картину.

В разделе «Проверка состояния обновления» WFE  замечательно отчитался, что он обновлен, а вот второй подопечный только о сбое и говорит. Хотя визуально все интерфейсы и сервисы продолжают функционировать.

Идем дальше. «Проверка состояния установки продуктов и исправлений» — Тут полный успех. Ок.

Далее проверяем «Серверы в ферме» А вот тут интереснее. Статус наших серверов за исключением (в нашем случае) «Обновление доступно».

Начинаем копать…

И..

Наконец, в базе знаний самого Microsoft увидели следующую статью: «Upgrade Available» status in new SharePoint Server 2016 farm

Согласно этому, идем по первому методу, используя Shell от SharePoint.

Мы получили ответ: «Обновления не требуются». Что для нас не в радость.

Берем метод 2:

Запустить Wizard через тот же Powershell для SharePoint..

  1. Пуск на проблемном WebAppS. Хоба… Вставили команду

    Получили полный успех.  Проверяем по тем же путям в Центр администрирования. И заключаем: «Отлично, ApplicationServer — действие не требуется».  А вот наш WFE ответил»Требуется обновление».
  2. Хоп на WFE ту же команду повторяем. Проверяем.

Итоги: «Действие не требуется» ни на одном сервере фермы, в «Проверке состояния обновления» оба сервера успешно обновлены.

PROFIT

Идем исправлять оставшиеся проблемы. 🙂

Читать далее

Расширенные свойства документов Office

03.05.2017 опубликовал Администратор в рубрике

Взято по ссылке ниже

Как изменить расширенных свойств файлов из пакета офиса?

Использовал метод первый.

Только мне нужно работать с excel.

Все просто. Меняем Word на Excel и там, где Document.open() меняем на Workbook.open()

А в качестве изменяемого параметра подставил»Title», чтобы менять поле «Название»

И далее из другого скрипта присваиваю значение переменной $Path

Для изменения свойств файлов, соответственно .\ep.ps1 -Value «<Значение Title>», где ep.ps1 — скрипт для работы со свойствами документа.

Читать далее