Sharepoint политика управления сведениями

Спустя почти три года плотной работы по ведению портала на платформе Sharepoint чисто случайно, в поисках решения текущей задачи была обнаружена очень полезная возможность.

Почитав о ней, пришел к выводу, что скорей всего она-то нам и пригодится прямо сейчас.

Выяснил, даже, что эта «фича» существовала еще в 2007-м «Шарике». Но с 2014 года нам она не требовалась и не работал я тогда в таких направлениях. 2014-й ознаменовался вводом в эксплуатацию SHarepoint 2010 в нашей организации, т.к. 2013-й SP не был закуплен. Уже успешно к этому посту в конце декабря 2017-го перешли на 2016-й Однако при росте запросов пользователей, добавлении новых сервисов и выяснении сроков хранения элементов в списках, пришло понимание, что данной политикой грешно не воспользоваться.

И так. 

Эта политика работает по триггерам дат. Даты создания и собственные поля с типом Дата.

Управлять можно на сайте, в семействе сайтов, а так же и в самих библиотеках и списках.

Мы перешли к последнему варианту, т.к. нам требовалось точечное управление.

Имеется список, большой список приближающийся к порогу в 30000 элементов. К каждому элементу прикреплены один или несколько файлов PDF. По согласованию ответственных сторон было принято решение хранить не далее трех месяцев. Ок. Договорились — сделали. Поехали.

  1. Находим в параметрах списка или библиотеки «Политика управления сведениями». Проваливаемся туда.
  2. И видим типы контента, которыми можно управлять.Переходим к требуемому. В нашем случае это Элемент.
  3.  На этом шаге нас интересует Пункт «хранение».
  4. Условие или этап мы выбрали простой «Удаление в корзину» элементов старше трех месяцев. Также можно выбрать и другие действия, в том числе и запуск связанного рабочего процесса. Добавили? Замечательно. Теперь или ждем когда отработает или идем и проверяем его работу сразу в Центре администрирования.
  5. Запустив центр администрирования переходим по ссылке «Отслеживание» и находим пункт «Просмотр определений заданий»
  6. Далее для удобства пользования можно воспользоваться фильтром. В нашем случае мы отфильтровали по веб-приложению portal:80
  7. Нас интересует из этого списка заданий два пункта «Политика прекращения действия» и «Политика управления сведениями»

Политика управления сведениями:

Требуется для сбора сведений об актуальности документов или элементов библиотек/списков. Таким образом в системе обновляется информация об элементе, где проверяется условие, установленное в самом списке, начиная с шага 1 по шаг 5

Затем в игру вступает «Политика прекращения действия»

Политика прекращения действия

А вот она уже и выполняет наши установленные условия, проверяя составленный политикой управления сведениями индекс.

Настроены в нашем случае были по-умолчанию Первая в пятницу собирает данные, вторая в субботу проводит, в нашем случае, чистку.

Вот такая вот краткая заметочка:-)

UPD:

В какой-то момент времени перестала отрабатывать политика управления сведениями. Долго не мог понять в чём дело.

Так вот. Вся проблема была в отключенной возможности сайта «Организатор контента». Почему она оказалась отключенной — загадка.

Затем запустил в ручном режиме по порядку службы. Контент не удалился. Пошуршав немного мозгами, подумал, а что, если удалить настроенную политику и создать заново?

Ответ пришлось ждать минуты четыре. А это время означало, что, скорей всего, политика начала корректно работать. Т.о. у меня удалилось 3000 записей.

Всё гуд! Полёт отличный.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.